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공인전자문서보관소에 자사문서 보관 |
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자사 문서를 공인전자문서보관소에 보관할 수 있나요?
▶ 공인전자문서보관소는 제3자 기관(TTP)으로서의 독립성과 신뢰성을 가진 기관이어야만 합니다.
공인전자문서보관소의 독립성에 관한 논의가 진행된 바 있으며, 모회사의 계열사인 경우 타인의 범주에 포함되어 모회사의 문서를 보관할 수 있다고 해석되었으며 문의하신 내용이 공인전자문서보관소로 지정된 당사자 기관이 자사의 문서를 보관하는 것은 물론 제3자로 볼 수 없기 때문에 불가능하다고 판단됩니다. |
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지정이 되지 않은 기업에 문서 보관시 법적 보호 여부 |
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공인전자문서보관소 지정이 되지 않은 일반기업에 보관된 문서가 법적 보호를 받을 수 있는지?
▶ 공인전자문서보관소는 정부에서 지정받아 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명하거나 그밖에 전자문서와 관련된 업무를 수행하는 법인입니다. 공인전자문서보관소에 전자문서를 보관하는 경우에는 법에서 요구하는 전자문서의 보관요건을 모두 충족하는 것으로 보아 문서보관에 관한 법적 효력을 인정받습니다.
일반기업이 보관하는 전자문서에 대해서는 전자거래기본법의 문서보관의 요건을 갖추어야만 법적인 효력을 인정받을 수 있는데, 분쟁발생시 동 요건을 충족하였다고 입증하기가 쉽지 않아 현실적 문제점이 발생합니다. 현행 전자거래기본법과 하위법령은 이를 위해 공인전자문서보관소에 이관하여 보관할 것을 대안으로 제시하고 있습니다.
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전자서명된 전자서명의 효력 |
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전자문서를 공인전자문서보관소에 보관하지 않고 공인전자서명을 첨부하여 자체보관한 전자문서의 효력은 어떤가요?
▶ 공인전자서명은 다른 법령에서 문서 또는 서면에 서명, 서명날인 또는 기명날인을 요하는 경우 해당 서명, 서명날인 또는 기명날인의 효력을 가지며, 당해 공인전자서명이 서명자의 서명, 서명날인 또는 기명날인이고, 그 전자문서가 전자서명된 후 그 내용이 변경되지 아니한 것으로 추정하는 효력이 있습니다.
▶ 그러나 전자서명을 첨부하여 자체적으로 보관하는 경우에는, 보관 효력이 아닌, 상기 진정성 추정의 효력만을 가지며, 그 외에도 다음과 같은 일정한 한계가 있습니다.
- 현재 공인인증서의 유효기간이 1년 이하로 한정됨에 따라 전자문서에 첨부된 공인전자서명의 유효성도 1년 이하로 한정되기 때문에 보관기간이 1년 이상인 전자문서의 경우 유효성 검증에 차질이 생길 수 있습니다.
- 전자서명을 첨부하는 것은 전자문서의 소유자를 확인하고 위․변조 여부를 확인할 수 있는 기능만을 제공하는 것이지, 전자문서 보관의 전체 프로세스를 보증하며 책임을 지는 것은 아니므로, 법령상의 보관의무를 면하는 조치로서 볼 수 없습니다,
▶ 무엇보다 공인전자문서보관소에 보관된 전자문서는 전자거래기본법의 명시적 규정에 따라 각종 법령에서 요구하는 문서의 보관이 행하여진 것으로 간주되고, 보관기간 중에는 그 내용이 변경되지 아니한 것으로 추정되어, 법적 분쟁 발생시, 전자서명을 첨부하여 자체적으로 보관하는 방법에 비해서 좀 더 객관성과 신뢰성을 획득하여 법령에 따른 보관의무를 완벽하게 이행하는 방법이 됩니다. |
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자체보관하고 있는 전자문서의 효력 |
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공인전자문서보관소에 보관하지 않고 기업에서 직접 보관하고 있는 전자문서는 어떤 효력을 가질 수 있습니까?
○ 법령상의 보관의무의 이행관점
▶ 전자문서를 공인전자문서보관소에 보관하지 않고 기업 등이 자체 보관하는 경우에는 각 종 법령상의 보관(보존) 등을 만족하려면, 전자거래기본법 제5조제1항 소정의 요건을 갖추어야 합니다. 그러나, 이러한 요건은 일반이 이를 충족하기 쉽지 않고 요건이 명확치 않습니다. 그래서 전자거래기본법 제31조의6은 공인전자문서보관소에 보관하면, 이러한 법령상 보관한 것으로 보는(간주) 규정을 두어 이러한 어려움에서 벗어날 수 있도록 하고 있습니다.
▶ 전자화문서를 공인전자문서보관소에 보관하지 않고 기업 등이 자체 보관하는 경우에는 전자문서의 경우와는 달리, 법령상의 보관상의 효력을 아예 갖지 못하게 됩니다. 이는 전자거래기본법 제5조제3항에 따라 고시된 “전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정”에서는 대상문서의 폐기 요건으로 공인전자문서보관소에 이관할 것을 요구하고 있기 때문입니다.
○ 증거문서로의 관점
▶ 전자문서의 보관과정의 위ㆍ변조 등에 관한 분쟁이 발생할 경우에 이를 공인전자문서보관소에 보관하는 것으로 보관기간 중에 위ㆍ변조가 없었음이 추정되며, 공인전자문서보관소가 이와 관련하여 발행한 증명서는 진실한 것으로 추정됨으로 인하여 소송 등의 분쟁시에 문서의 증명과 관련 위험에서 벗어날 수 있게 됩니다. |
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보관소 기본서비스와 부가서비스의 차이점 |
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보관소의 기본 서비스와 부가 서비스는 어떻게 다르며 실 사례는 어떤 것을 들 수 있나?
▶ 보관소의 기본 서비스로는 전자문서 보관과 증명에 관한 서비스를 들 수 있습니다.
전자문서보관 서비스는 전자문서의 보관을 대행하고, 보관소에서 전자문서를 보관하는 경우 보관의 법적 효력을 부여합니다.
전자문서 증명과 관련된 서비스로는 보관소에서 보관한 전자문서의 보관사실, 작성자・수신자 및 송・수신 일시에 관한 사항에 대한 증명서를 발급하고 그 증명서에 기재된 사항을 진정한 것으로 추정하는 서비스입니다.
▶ 부가서비스로는 기업 내부 시스템이 공인전자문서보관소와 직접 연계하여 기업 내부의 업무절차를 간소화 시킬 수 있는 다양한 서비스를 생각할 수 있습니다.
예를 들어 신용카드 전표 보관 증명 서비스, 금융권 서류 보관 증명 서비스, 가입자 신청서 보관 증명서비스 등 업종 및 업무에 따른 다양한 부가 서비스가 제공 될 수 있습니다.
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공인전자문서보관소 지정기준 및 지정절차 |
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공인전자문서보관소 사업자로 지정받기 위한 기준과 지정절차는 어떻게 되나요?
▶ 전자거래기본법 시행령 제15조의3에 해당하는 인력・기술적 능력, 지정능력, 시설 및 장비 등 지정기준을 갖추어야 보관소 지정을 할 수 있습니다. (※ 아래 표 참고)
1. 인력・기술능력 : 전자문서의 보관・증명 그 밖에 관련된 업무에 필요한 시설 및 장비를 운영하는
자로서 다음 각 목의 요건을 갖춘 인력 12인 이상
가. 정보통신기사・정보처리기사 및 전자계산기조직응용기사 이상의 국가기술자격 또는 이와 동등
한 자격이 있다고 지식경제부장관이 정하여 고시하는 자격을 갖출 것
나. 가목에서 정하는 자격별로 지식경제부장관이 정하여 고시하는 분야에서 2년 이상의 경력이
있을 것
2. 재정능력 : 자본금 또는 기본재산 80억원 이상
3. 시설 및 장비 :
가. 전자문서 송・수신 및 보관설비
나. 공인전자문서보관소에 보관된 전자문서의 일자・시각 및 증적(證迹)을 기록・관리하는 설비
다. 전자문서보관등에 관한 시설・장비 및 정보를 안전하게 운영하기 위한 보호설비
라. 전자문서의 증명서 발급을 위한 설비
마. 공인전자문서보관소의 시스템 관리 및 복제・저장 설비
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▶ 보관소 지정기준에 합당하는 요건을 갖춘 법인이 지정신청서를 작성하면 처리기관(지식경제부)에서 접수, 심사하여 평가 및 결정을 내리고, 신청인은 지정서를 교부받을 수 있게 됩니다.
자세한 사항은 전자거래기본법 시행령 제15조의2의 공인전자문서보관소 지정절차를 참고하시기 바랍니다. |
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공인전자문서보관소 제도 추진배경 및 필요성 |
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▶ 공인전자문서보관소는 전자거래기본법 제31조의2에 의거, 지식경제부장관의 지정을 받아 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명하거나 그 밖에 전자문서와 관련한 업무를 수행하는 법인을 말합니다.
▶ 전자문서의 효율성에도 불구하고 전자문서의 이용을 저해하는 법과 제도를 개선하여 전자문서가 법적효력을 부여받을 수 있도록 마련하여 전자문서 활성화 방안으로 '공인전자문서보관소 제도'가 마련 되었습니다.
▶ 공인전자문서보관소는 전자문서를 안전하게 보관하고 전자문서의 내용 및 송수신 여부 등을 증명해 줄 수 있는 신뢰할 수 있는 제3의 기관(TTP:Trusted Third Party)으로, 우리나라는 세계최초로 정부가 '공인전자문서보관소의 지정'이라는 제도를 통하여 그 신뢰성과 안정성을 보장하고 있습니다.
▶ 공인전자문서보관소에 보관된 전자문서의 내용에 대하여 불변경 추정력과 공인전자문서보관소에서 발급한 증명서에 대하여 진정성 추정력을 인정함으로써, 전자문서의 보관시 우려되는 위.변조의 위험성과 원본성 증명의 문제 등을 해결하고 있습니다. |
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