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전자화인증 관련(보안) |
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■ EI-04-04 접근통제 기능
전자화정보시스템에 접속 시 ID/PW 방식과 인증서 방식 모두 기능을 지원해야 합니까?
▶ ID/PW 방식과 인증서 방식 모두 기능을 지원해야 하고 접속 방식은 해당 작업장 규정에 따라 선택적으로 운영하면 됩니다.
■ EI-05-09 바이러스
바이러스 탐지 후 통보기능은 전자화관계자에게 SMS를 전송해야 하는 것입니까?
▶ 전자화관계자에게 전달하기만 하면 됨으로 SMS 또는 E-mail 등의 방법으로 해결할 수 있습니다.
■ EI-06-01 네트워크 보안
불법 침입 접속을 차단하는 기능은 무엇을 의미하는 것입니까?
▶ 침입차단시스템 구축여부 및 관리사항을 심사합니다. 관리사항 심사 시 허용, 거부 로그 기록이 저장됨을 확인하고, 설정에 따라 실제 기능이 수행되는지 심사합니다..
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전자화인증 관련(보관 관리) |
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■ EI-03-02 보관 관리
전자화업무매뉴얼 및 전자화기록부는 반드시 종이형태인 파일철로 관리해야 합니까?
▶ 전자화업무매뉴얼 및 전자화기록부 형태를 서류철로 관리해야 한다고 정의하지는 않았습니다.
서류철 또는 프로그램 형태로 기록 및 관리하면 됩니다.
■ EI-03-04 전자화관계자 교육
전자화관계자 교육을 우선적으로 수료하고 진흥원에 인증신청을 해야 합니까?
▶ 전자화관계자 교육은 인증 신청 전 모두 수료하고, 수료증을 증빙문서로 첨부해야 합니다.
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전자화인증 관련(시설 보안) |
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■ EI-02-01. 침입감시 기능
◎ 침입감시 기능 폐쇄회로TV는 24시간 녹화해야 합니까?
▶ 24시간 녹화해야 합니다.
악의적인 관리자가 기록을 삭제할 경우 녹화되지 않은 부분이 동작이 없는 부분 이였는지, 임의로 삭제했는지 확인할 수 없기 때문입니다. 해상도 및 프레임을 낮춘다면 용량문제는 어느 정도 해결 가능합니다.
◎ 폐쇄회로TV 녹화기록을 해당 시스템에 저장하고 있으면 안됩니까? 반드시 별도의 디스크에 백업을 해야 합니까?
▶ 백업이라는 개념이 별도의 디스크에 저장하고 관리해야 하는 부분이기 때문에 백업 후 관련 내용을 1년간 보관해야 합니다.
■ EI-02-05. 소화장치
◎ 소화장치(예:스프링쿨러)가 건물 자체적으로 마련되어 있을 경우 전자화인증을 위한 별도의 소화장치를 마련해야 합니까?
▶ 종이문서를 보호하기 위한 소화장치가 마련되어 있으면 됩니다. 스프링쿨러 작동시 종이문서의 훼손이 우려됨으로 종이문서를 보호할 수 있는 별도의 보호기능이 마련되어야 합니다.
■ EI-02-06. 내장재 및 보호시설 처리
◎ 전자화작업장의 내장제는 난연재료 이상으로 시공되어야 하는데 작업장의 내부 구획을 위한 벽도 난연재료로 시공되어야 합니까?
▶ 전자화작업장 내부 구획을 위한 벽도 난연재료로 시공되어야 합니다.
◎ 전자화작업장 출입문 이외에 대규모 종이문서를 작업장 안으로 들여오는 문이 별도로 존재합니다. 전자화 인증 요건에 적합합니까?
▶ 작업 프로세스 때문에 필수적으로 필요한 별도의 출입문이기 때문에 내부규정에 해당 내용을 기술하고 관리자를 명시하면 됩니다. 그 밖에 메인 출입문 이외의 출입문은 모두 시건장치가 되어 있고 전자화책임자가 관리해야 합니다.
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전자화인증 관련(출입자통제) |
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◎ [EI-01-01]별도의 관리구역 전자화작업장에서 별도의 관리구역은 무엇을 의미하는 것입니까?
▶ 전자화작업장 내에 물리적으로 분리되어 있는 구역을 의미합니다.
파티션 개념이 아닌 독립적인 사무실 공간입니다. 분산형 공정의 작업장에서의 구획은 파티션 개념으로서 예를들어 은행 창구에서 직원과 고객의 분리공간을 뜻합니다.
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전자화인증 평가해설서 관련 |
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■ 전자화 인증과 관련하여, 반복되는 주요 질의입니다.
◎ 전자화 사업을 하기위해서는 전자화인증은 필수사항 입니까?
▶ 필수사항은 아닙니다.
전자화문서관리규정을 진흥원에 등록하면 원본폐기의 효력을 유지할 수 있습니다.
그러나, 전자화 인증은「전자화문서 작성 시설 또는 장비 인증기준의 세부사항에 관한 규정(지식경제부고시 제2008-151호)」에 따라 신뢰성을 확보하였음을 증명합니다.
◎ 양면스캔은 필수사항입니까?
▶ 필수사항입니다.
「전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정」의 제36조(전자화문서의 품질)에서는 양면 스캔을 하도록 기술되어 있습니다.
◎ 전자화정보시스템을 인증신청을 하려고 합니다. 이때 스캐너는 반드시 인증받은 스캐너를 사용해야 합니까?
▶ 필수사항은 아닙니다.
단지 전자화정보시스템에 인증받은 스캐너를 도입할 경우 전자화 인증 심사 시 스캐너 부분은 약식으로 확인합니다. (예:스캐너 노후화 정도, 시스템과 스캐너의 정상 연동 여부 등)
◎ 전자화인증 심사 시 공전소로 등록하는 SIP도 심사대상에 포함됩니까?
▶ 전자화 인증 심사는 외부로 이관하기 전까지만 심사 대상에 포함됩니다.
SIP 생성은 이미 전자화문서가 생성된 후 외부로 이관하는 과정이기 때문에 인증 심사 대상에는 포함되지 않습니다.
◎ 한 사람이 몇 가지의 전자화관계자 역할을 담당할 수 있습니까?
▶ 작성자와 검사자 역할은 서로 교차하여 담당할 수 있습니다.
즉, 업무의 효율을 위하여 작성자A가 스캔한 문서를 검사자B가 검사하고, 검사자B가 스캔한 문서를 작성자A가 검사할 수 있습니다. 따라서 A가 작성한 문서를 A는 검사할 수 없고, B가 검사할 수 있도록 진행하면 됩니다.
단, 분산형의 경우 검사자와 책임자의 역할을 한사람이 담당할 수 있습니다.
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전자화 정기점검 관련 (전자화기록부) |
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■ 전자화 정기점검 관련 (전자화기록부)
◎ 전자화문서의 품질측정을 위해 테스트차트 또는 국가기록원의 해상도판을 구비해야 합니까?
▶ 정보통신사업진흥원의 테스트 차트 또는 국가기록원의 해상도판을 비치하여 월 1회 이상 정기적으로 품질을 측정하여 전자화기록부에 기록해야 합니다.
◎ 전자화기록부 및 업무매뉴얼은 서류철로만 관리해야 합니까?
▶ 전자화기록부 및 업무매뉴얼의 형태를 서류철로 관리해야 한다고 정의하지는 않았습니다. 서류철 또는 프로그램 형태로 기록 및 관리하면 됩니다.
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전자화 정기점검 관련 (전자서명 및 타임스탬프) |
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◎ 전자화문서에 타임스탬프 삽입 생략 가능합니까?
▶ “지식경제부고시 제2009-58호(전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정) 제29조(시점인증)②..공인전자문서보관소에 지체없이 이관할 경우에는 그러하지 아니하다.”에 따라 스캔한 당일 공전소로 이관할 경우 타임스탬프 토큰 삽입을 생략할 수 있습니다. |
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전자화 정기점검 관련 (무결성 검증정보) |
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◎ 전자화문서 무결성 정보 삽입 시점은 언제입니까 ?
▶ 전자화문서 생성과 동시에 무결성 정보를 메타데이타 영역에 삽입해야 합니다. |
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전자화문서관리규정 정기점검 |
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“지식경제부고시 제2009-58호(전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정) 제24조(정기점검)”에 따라 정보통신산업진흥원에 전자화문서관리규정을 등록한 사업자(보관자) 대상으로 연 1회 정기점검을 실시하고 있습니다.
◎ 정기점검 기준 및 내용
▶ 등록한「전자화문서관리규정」에 따라 전자화 시설 유지 및 운영하고 있는지 확인합니다.
‘전자화문서 작성 시설 및 장비 등에 관한 정기점검 지침(V1.0)'에
‘기능 및 시스템’, ‘시설 및 장비’, ‘운영 및 관리’로 분류하고 있으며, 수검자는 점검항목에 따라 심사자에게 확인시켜 주는 방식으로 진행됩니다.
◎ 정기점검 시, 수검자가 준비해야 할 사항
▶ 수검자는 “전자화문서 작성 시설 및 장비 등에 관한 정기점검 지침 (v1.0)"에 따라 현장심사 시 확인할 수 있도록 준비하고 증빙문서는 전자화문서관리규정, 전자화기록부, 기타 참고자료 등을 제출합니다.
◎ 정기점검 결과가 부적합일 경우
▶ 정기점검 결과가 부적격으로 처리된 경우
전담기관(진흥원)은 정기점검 대상기관에게 3개월 이내에 시정을 요구하며,
정기점검 대상기관은 시정요구의 조치내용을 보완하여 시정 조치일까지 전담기관(진흥원)에 보고해야 합니다. (*근거 : 공인전자문서보관소 지정 지원 사업관리규정 제22조)
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분산형 전자화 공정에서 업무의 특성상 부득이한 경우의 의미 |
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전자화고시는 주로 집중형 전자화작업장에 대해서 규정된 것으로 보이는데, 은행지점에서 스캐너를 이용하여 공전소로 전송하는 분산형 작업장 같은 경우에는 어떠한 사항이 필요한지 알고 싶습니다. 특히 이와 관련하여 전자화고시 제4조제4항에 따른 "업무의 특성상 부득이한 경우"란 무엇인가요?
▶ 집중형과 분산형 작업장은 목적 자체가 다릅니다. 집중형의 경우 이미 생성된 대상문서를 한곳에 모아 스캔처리하는 과정이고, 분산형은 대상문서가 발생 즉시 스캔하여 공전소로 전송하는 방식입니다.
분산형과 집중형은 물리적인 작업장 환경에 대한 차이가 있지만 전자화정보시스템에 대한 내용은 동일합니다. 결국 분산형도 집중형과 업무 절차만 틀리지 대부분 동일하다고 보시면 됩니다. 단지 작업장에서 생략가능한 사항들이 있으나, 이를 대체할 수 있는 조치들이 취해져야 합니다.
▶ "업무의 특성상 부득이한 경우"란 분산형 작업장의 경우에 해당하는 사항입니다. 규정에서 '부득이한 경우'란 사업자의 특별한 사정으로 인하여 규정에 기술되어 있는 그대로 실제 작업장에 적용시킬 수 없을 경우를 말합니다.
분산형 작업자의 경우에는 해당 구역이 이전에 별도의 용도로 사용되다가 전자화작업장을 겸하여 사용되는 곳이므로, 별도의 용도에 따른 준수사항과 전자화고시가 충돌하거나 물리적으로 전자화고시의 요건을 만족시키지 못하는 경우에 적용이 가능합니다. 그리고 해당 조치를 생략하는 대신 대체할 수 있는 다른 방식으로 구현하고 관련 내용을 반드시 '전자화문서관리규정'에 규정하여야 합니다. |
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